Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich auf Outlook 2013/2016/2019
Starten Sie Outlook auf dem bekannten Wege und klicken Sie auf "Datei". Wählen Sie nun den Eintrag "Öffnen und Exportieren" aus. Klicken Sie auf "Importieren/Exportieren".
Klicken Sie im "Import/Export-Assistenten" nun auf den Eintrag "In Datei exportieren" und bestätigen Sie mit "Weiter".
Wählen Sie jetzt "Outlook-Datendatei (.pst)" aus und klicken Sie erneut auf "Weiter".
Sie werden jetzt gefragt, welche Ordner Sie genau exportieren möchten. Vergewissern Sie sich, dass der Haken bei "Unterordner einbeziehen" gesetzt ist. Falls Sie über mehrere Postfächer verfügen, bitte ich Sie, für jedes einzelne eine separate Sicherungsdatei (pst) zu erstellen und den Vorgang mit der Sicherung zu wiederholen.
Sobald Sie erneut auf "Weiter" geklickt haben, können Sie den gewünschten Speicherort festlegen. Wählen Sie am besten, wie im Beispiel ersichtlich, den Desktop aus, damit Sie die Datei wiederfinden. Bei Optionen setzen Sie den Punkt auf "Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen". 
Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Fertig stellen". Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie ein optionales Kennwort hinzufügen können, um die Backup-Datei vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies müssen Sie jedoch nicht zwingend festlegen.
Klicken Sie nun auf "OK" und warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Ihre erstellte Sicherungsdatei befindet sich nun unter dem von Ihnen angegebenen Pfad (in unserem Beispiel auf dem Desktop).